Rekisterin pitäjä:
Bike World Oy – Tuupakantie 7, 01740 Vantaa – Y 0864636-7
Rekisterin tarkoitus:
Bike World Oy ketjun asiakas- ja uutiskirjerekisteri
-sisältö: rekisteri asiakkaista, rekisteri kanta-asiakkaista, rekisteri uutiskirjeen tilaajista
Rekisterin ylläpito:
Bike World Oy:n nimetyt henkilöt
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterien käyttötarkoitus:
Rekisterejä käytetään liiketoiminnan päätösten tietolähteenä sekä asiakassuhteen hoitamiseen.
Rekisterin tietoja käsitellään sovittujen palvelujen ja tuotteiden toimittamiseen Asiakkaalle, tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen, laskutukseen, takuuasioihin, rekisteröintiin, rahoitushakemuksiin, vakuutuksiin, asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen liittyen sekä tilastollisiin tarkoituksiin.
Tietoja käytetään myös mainontaan, markkinointiin, suoramarkkinointiin ja markkinoinnin kohdistamiseen Asiakkaille, viestinnän tunnistamistietoja kuitenkin vain Asiakkaan suostumuksen nojalla. Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.
Rekisterin avulla lähetetään tietoja Bike World Oy:n tarjouksista ja tapahtumista. Viestintämuoto on sähköpostitse lähetettävä uutiskirje.
Viestintäpalvelun käyttämisessä tallentuvia viestinnän tunnistamistietoja käytetään ainoastaan sähköisen viestinnän tietosuojalain sallimiin tarkoituksiin.
Asiakkaan ja Bike World Oy:n väliset puhelut voidaan tallentaa esimerkiksi liiketapahtuman varmistamiseksi ja asiakaspalvelussa työskentelevien henkilöiden koulutustilanteissa sekä palvelun parantamiseksi.
Tietoja voidaan luovuttaa osapuolille, jotka kuuluvat samaan yritysryhmään kuin rekisterin omistaja.
Rekistereihin kirjattava tietosisältö:
Nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, koeajo-, tarjous-, sopimus-, ja rahoitus-, laskutustiedot sekä markkinointiluvat. Tiedot Asiakkaiden edellisistä ja nykyisistä ajoneuvoista ja ajoneuvojen huoltotiedot.
Bike World Oy:lla on oikeus poistaa tilaajan sähköpostiosoite ja siihen viittaavat profiilimerkinnät, mikäli sähköpostiosoite ei ole voimassa tai sähköpostilaatikkoa ei ole käytetty kahteentoista, (12), kuukauteen.
Tietolähteet:
Tietoja kerätään ja ylläpidetään normaalin liiketoiminnan yhteydessä, yhteyshenkilöiden kontaktoinnin yhteydessä sekä Asiakkaan ilmoittaessa tietonsa muuten asiakasrekisteriin sähköisesti tai kirjallisesti. Asiakkaan tiedot saadaan Asiakkaalta sopimuksen syntymisen yhteydessä. Uutiskirjeen rekisterin tiedot saadaan uutiskirjeen tilauslomakkeesta. Keräämme myös verkkokaupan käyttö- ja selaustiedot sekä päätelaitteen tunnistetiedot sekä verkkokauppa asiakkaiden ostohistorian. Verkkokaupassa tietoja käytetään myös asiakaskokemuksen parantamiseen, asiakkuuden ylläpitämiseen, analytiikkaan, sekä kohdennetun sisällön tuottamiseen.
Tietoja täydennetään tarvittaessa Liikenneturvallisuusviraston (TraFi) rekisteristä ja Väestörekisteristä. Tietoja voidaan täydentää myös muista sähköisistä internetpalveluista Asiakkaan antaessa siihen luvan. Asiakas saa korjata, tai täydentää tietojaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään, joka tekee toivotut muutokset.
Jos asiakasta koskevissa tiedoissa on virhe, hänellä on oikeus korjauttaa virhe. Virheenkorjauspyyntö on lähetettävä osoitteeseen: Bike World Oy (Y- 1514642-4) Tuupakantie 7, 01740 Vantaa.
GDPR ja sisältö sosiaalisessa mediassa
Kuvia ja videoita, joita käyttäjä on itse julkaissut sosiaalisen median kanavissa (Facebook, Instagram & Instagram stories, Twitter, Pinterest yms), voidaan jakaa tai ns regrammata yrityksen sosiaalisen median tileillä ja verkkosivuilla jos:
a) Käyttäjä itse on käyttänyt yritykseen/tuotemerkkiin liittyviä tunnisteita (#, eli risuaita/hashtag), jossa selkeästi ilmenee tuotemerkin nimi, esim. #araikypärät #araikypärät #araifinland #araihelmets
b) Tuotemerkin sosiaalisen median tili on @-merkkiä hyödyntäen lisätty käyttäjän kuvaan/videoon, käyttäjän omasta tahdosta.
Muissa tapauksissa, jossa käyttäjän kuvassa/videossa/sisällössä ei ole yllä mainittuja tunnisteita käytetty, yrityksen sosiaalisen median kanavien ylläpitäjät voivat hyödyntää sisältöä vain jos käyttäjältä on erikseen kysytty lupa.
Sosiaalisen media sisällöt voidaan julkaista sosiaalisen media kanavien (Facebook, Instagram, Twitter yms.) lisäksi myös tuotemerkin omilla kotisivuilla. Kaikissa jaetuissa kuvissa/videoissa käytetään aina @-viittausta sisällön alkuperäiseen julkaisijaan. Käyttäjän itse tulee huolehtia siitä, että julkaisemassaan sisällössä esiintyvät henkilöt ovat antaneet suostumuksensa kuvan julkaisuun sosiaalisessa mediassa. Kuvan/sisällön alkuperäisellä julkaisijalla on milloin tahansa oikeus pyytää yritystä poistamaan hänen sosiaalisen median tililtä jaetun sisällön.
Sosiaalisessa mediassa jaettujen sisältöjen käyttäjätietoja ei hyödynnetä suoranaisesti markkinointiin ja mainostamiseen, eikä henkilötietoja säilytetä muualla kuin ylläpitäjän julkaisutyökalussa. Jaettu sisältö voidaan pitää julkaistuna sosiaalisen median kanavissa ja kotisivuilla niin kauan kuin käyttäjän asiakassuhde jatkuu, tai kunnes käyttäjä itse pyytää yritystä poistamaan jaetun sisällön.
Yrityksen itse julkaisemissa kuvissa/videoissa/sisällöissä esiintyviltä henkilöiltä on joko kirjallisesti tai suullisesti saatu hyväksyntä ennen sisällön julkaisua. Kuviin/videoihin ei koskaan merkata toista käyttäjää/henkilöä ellei siihen ole saatu kuvauskohteelta lupa. Taustalla toissijaisesti esiintyvät henkilöt/omaisuudet, josta henkilön voi tunnistaa, pyritään kaikin tavoin minimoimaan mm. kuvaeditoinnin avulla.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset:
Henkilötietoja luovutetaan rekisterin ulkopuolelle vakuutus-, takuu- ja rekisteröinti asioihin liittyen. Henkilötiedot siirtyvät kaupanteon yhteydessä myös kirjanpitoon. Takuutiedot luovutetaan eteenpäin maahantuojalle sekä laitevalmistajalle. Rekisterinpitäjä voi myös suorittaa ulkopuolisilla tahoilla tietoihin perustuvia tutkimuksia ja asiakastyytyväisyyskyselyjä sekä päivittää asiakastietoja viranomaisrekisteritiedoilla. Asiakkaan tiedot poistetaan ulkoisen toimijan rekisteristä tutkimuksien, kyselyiden tai päivityksien jälkeen. Rekisterinpitäjä ei luovuta Asiakkaiden henkilötietoja konsernin ulkopuolisten tahojen markkinointikäyttöön. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Rekisterinpitäjän liiketoimintaan liittyvät sivustot ja niiden sivut, uutiskirjeet ja ladattavat oppaat voivat sisältää linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivustoille. Voimme luovuttaa joitakin välttämättömiä tietoja kolmansille osapuolille toimituksen takaamiseksi (rahdin toimittaja) sekä markkinointia varten. Kun ostat luottokortilla tai laskulla verkkokaupasta, maksutapahtuman palveluntarjoaja tarvitsee maksujen läpivientiin luottokortin tiedot sekä asiakkaan nimen. Käytämme asiakastietoja, meidän omaan käyttöön, kolmansien osapuolten kanssa myös analytiikka- ja personointitarkoituksiin, evästeiden kautta. Hyödynnämme ostokäyttäytymis- ja selaustietoja yhteistyökumppanien kanssa, jotta voimme paremmin tarjota sinua kiinnostavia tuotteita ja tarjouksia. Linkitetyt verkkosivustot eivät ole yrityksen hallinnassa, eikä yritys vastaa kolmansien osapuolien verkkosivustojen sisällöstä tai verkkosivuston sisältämistä linkeistä. Jos Asiakas siirtyy linkitetylle verkkosivustolle, hänen tulee tutustua kyseisen verkkosivuston yksityisyydensuojaperiaatteisiin, evästeiden keruutietoihin ja muihin sovellettaviin käyttöehtoihin itse. Osa linkeistä voi olla ns. affiliate-linkkejä, joiden kautta yritys saa myyntiprovisiota.
Evästeiden käyttäminen:
Evästeet ovat selaimen ja palvelimen välisiä tekstitiedostoja joita sivustomme sekä verkkokauppamme käyttää sisällön personointiin, analytiikan ja markkinoinnin kohdentamiseen. Kaikki evästeiden kautta hyödynnettävä tieto on anonymisoitua.
Evästeiden avulla meidän on mahdollista saada tietoa verkkokauppaan palaavista asiakkaista, tunnistaa vierailijoita ja luoda yhdistelmätietoja kävijöistä.
Meidän käyttämissä järjestelmissä, joita ylläpitää kolmannes osapuoli, käytetään myös evästeitä. Näissä järjestelmissä evästeitä käytetään mm. kävijämäärien mittaukseen, kävijöiden katsomien tuotteiden tunnistamiseen sekä uudelleenmarkkinointiin.
Rekisterin suojauksen periaatteet:
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on teknisesti suojattu palomuurilla. Palvelimia säilytetään lukitussa ja valvotussa tilassa, jonne pääsy vain valituilla henkilöillä. Asiakastietojärjestelmään on oikeudet Bike World Oy:n henkilökunnalla siltä osin kun ne liittyvät työtehtäviin. Asiakastietoja tulostetaan paperille, sikäli kun ne vaativat allekirjoituksia tai siirtämistä kirjanpitoon tulosteena. Kirjanpidon tulosteet säilytettään lukitussa tilassa.
Kaikki rekisterien tiedot on tallennettu tietojärjestelmään ja ne on suojattu siten, ettei asiaankuulumattomilla ole pääsyä rekisteritietoihin.
Käsitellyt ja tallennetut tiedot:
Sähköistä rekisteriä suojataan seuraavien toimenpiteiden kautta:
1) rekisteriä käytetään ohjatusti
2) rekisterin tietoja saavat käyttää ainoastaan henkilöt joilla on siihen saatu, työtehtäviin perustuva lupa
3) tiedot kerätään sähköisiin tietokantoihin jotka ovat suojatut
4) palvelimet sijaitsevat lukituissa tiloissa joihin pääsy on ainoastaan luvan saaneilla henkilöillä
5) Bike World Oy:lla ja kolmansilla osapuolilla, esim. maahantuojilla on välillään kirjallinen sopimus jonka edellytyksenä ovat luottamuksellinen tietojen käsittely
Bike World Oy osoittaa kirjallisella pyynnöllä asiakkaalle missä, mitä ja miten hänen tietojaan säilötään.
Asiakkaalla on oikeus pyytää tietojensa poistoa, sikäli kun se ei vaikuta kirjanpitolain alla oleviin sopimuksiin, takuutodistuksiin tai muihin asiakkaan laitehankintaan liittyviin myyjän viranomaisvelvollisuuksiin.
Asiakkaan halutessa tallennettuja tietoja itsestään, tulee hänen toimittaa henkilökohtaisesti kirjallinen pyyntö konsernin pääkonttorille. Yhtiö kerää tiedot Asiakkaalle maksuttomasti kerran vuodessa. Pääkonttori sijaitsee osoitteessa; Otto Brandt, (Y- 1514642-4) Tuupakantie 7, 01740 Vantaa.
Asiakkaan on todistettava pyynnön yhteydessä henkilöllisyytensä. Bike World Oy ei vastaa puhelin- tai sähköpostitiedusteluihin aiheesta. Bike World:llä on pyynnöstä yksi (1) kuukausi aikaa toimittaa Asiakkaalle kooste tiedoista.
